Bestuurssecretaresse

Datum 06 mei 2022
Vervaldatum 05 jun. 2022
Aantal uren 24-30
Plaats Den Haag
Betaald Ja
Organisatie De Dierenbescherming

ORGANISATIE
De Dierenbescherming is een non-profitorganisatie. Met de inzet van 380 bevlogen medewerkers en ruim 4.000 vrijwilligers komen wij op voor de belangen van dieren in Nederland. De Dierenbescherming werkt vanuit vier regionale kantoren en een centraal Service Centrum in Den Haag aan een krachtige, professionele en zichtbare organisatie waarbij dierenwelzijn vooropstaat.

TAKEN
Voor 's-Gravenhage zijn wij op zoek naar een: Bestuurssecretaresse 24-30 uur per week. De medewerker is bij voorkeur woonachtig in de omgeving van Provincie Zuid-Holland.
Het bestuurssecretariaat bestaat uit twee secretaresses ter ondersteuning van de bestuurder en bestuurssecretaris bij het uitvoeren van de bestuurlijke taken en verantwoordelijkheden. In verband met het vertrek van een collega zijn wij op zoek naar een nieuwe bestuurssecretaresse voor 24-30 uur per week.
In deze functie heb je regelmatig contact met het bestuur, leden van het managementteam, Raad van Toezicht en de Ledenraad en werk je nauw samen met de bestuurssecretaris aan de cruciale bestuurlijke processen voor de organisatie. In deze rol bied je ondersteuning zodat deze organisatieprocessen goed en tijdig worden doorlopen, met de inzet van de juiste betrokkenen uit de organisatie en zorg je dat documenten kwalitatief goed en strak worden opgeleverd. De bestuurssecretaris is daarin verantwoordelijk en jij ondersteunt de bestuurssecretaris administratief, maar ook enigszins inhoudelijk. Denk aan het voorbereiden van bestuurlijke vergaderstukken, kritisch en aandachtig lezen, taalkundig verbeteren en samenbrengen van teksten en het adequaat notuleren van complexe vergaderingen. Ook het beheer van agenda's en verschillende mailboxen, het opstellen van planningen, het bewaken van termijnen/processen en herinneren aan tijdige oplevering van documenten/informatie om de planning te verwezenlijken, behoren tot het takenpakket. Daarnaast ondersteun je de bestuurssecretaris administratief bij zijn werkzaamheden en bij het tot stand brengen van andere organisatieprocessen en producten, zoals bijvoorbeeld het jaarverslag en het jaarplan. Je denkt mee en helpt mee de verschillende deadlines, organisatieprocessen en planningen die met elkaar verband houden zo goed mogelijk op elkaar aan te laten sluiten. Oftewel: je bent een spin in het web en weet als geen ander het overzicht te bewaren.
De taken

  • Het voorbereiden en faciliteren (en soms notuleren) van inhoudelijke complexe vergaderingen van bv. de Raad van Toezicht en Ledenraad.
  • Je levert een nauwkeurige bijdrage aan (vergader)documenten en ondersteunt in het opstellen en realiseren van een tijdige jaarplanning.
  • Je beheert verschillende mailboxen en handelt zelfstandig correspondentie af, anticipeert op inkomende mail door conceptantwoorden op te stellen.
  • Je plant overleggen en afspraken t.b.v. de genoemde bestuursorganen of het team en vervangt je collega-secretaresse bij afwezigheid.
  • Je organiseert diverse bijeenkomsten van o.a. Ledenraad en Raad van Toezicht (zoals bv. ook een excursie en Dialoogdag).

FUNCTIE-EISEN EN PROFIEL

  • Je hebt aantoonbare werkervaring in een soortgelijke functie en beschikt te minste over een mbo+-werk- en -denkniveau.
  • Je bent thuis in een complexe organisatie, proactief, gewend snel te schakelen en prioriteiten te stellen en sterk in plannen en organiseren.
  • Je hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen, ben organisatiesensitief, integer en weet de juiste toon te treffen.
  • Je bent zorgvuldig, accuraat/hebt oog voor detail, in staat om kritisch, aandachtig stukken te lezen/redigeren en bent schriftelijk goed onderlegd.
  • Je bent flexibel en bereid om af en toe in de avonduren of op zaterdag te werken.
  • Je bent handig met de moderne techniek en heb je uitstekende kennis van het MS Office pakket.

ONS AANBOD

  • Een werkplek binnen een enthousiast, hardwerkend en bovenal gezellig team.
  • Aanstelling in eerste instantie voor een periode van 12 maanden waarna wij een duurzame arbeidsrelatie beogen.
  • Deelname aan opleidingen en trainingen via onze eigen DB Academy.
  • Mogelijkheid tot (deels) thuiswerken.
  • Een arbeidsvoorwaardenpakket passend bij een Goede Doelen organisatie.
  • Een collectieve pensioenregeling.
  • Beschikking over een Persoonlijk Ontwikkel Budget te besteden aan coaching en cursussen die jouw vitaliteit en persoonlijke ontwikkeling bevorderen.
  • Inschaling op basis van leeftijd, ervaring en opleiding in schaal 4 van AVR1DB: € 2.014 tot € 3.014 (op basis van 38 uur).

INFORMEREN EN SOLLICITEREN
Solliciteer dan via www.dierenbescherming.nl. Reageer uiterlijk 4 juni a.s. Naar aanleiding van jouw reactie wordt er gekeken of er een kennismakingsgesprek zal plaatsvinden. Uiteraard hoor je dit zo snel mogelijk van ons. Heb je vragen dan kun je contact opnemen met Thabo Huisman op 06 21912457. De Dierenbescherming is een non-profitorganisatie. Met de inzet van zo'n 160.000 leden en donateurs, bijna 400 betaalde medewerkers en meer dan 4.000 vrijwilligers komen wij op voor de belangen van dieren. Door voorlichting, lobby en acties werken we aan een diervriendelijke samenleving, bestrijden we dierenmishandeling, zien we toe op naleving van dierenwetgeving en vangen we dieren in nood op. We werken aan een krachtige, professionele en zichtbare organisatie waarbij dierenwelzijn vooropstaat.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.