Consultant voor de mid-term review van onze strategie

Organisatie

Aidsfonds – Soa Aids Nederland is op zoek naar een externe, onafhankelijke consultant om een mid-term review (MTR) van de meerjarenstrategie 2022-22025 te doen. Hieronder staan de Terms of Reference voor deze opdracht.

De uitkomsten van deze MTR dragen bij aan drie doelstellingen:

1. Inzicht krijgen in de voortgang en resultaten: door in kaart te brengen wat we tot nu toe hebben bereikt in relatie tot de geplande resultaten in 2025.
2. Leren van wat er goed gaat en wat er anders gaat dan gepland: door met een nieuwsgierigheid te kijken naar of wat we doen werkt, en te leren van wat er anders gaat dan we hebben beoogd.
3. Onderbouwen van onze besluitvorming: over waar we ons op moeten richten in het laatste jaar van de huidige strategie (2025) en de periode erna om onze missie en doelen te behalen.

Kader: Uit liefde voor alle liefdes

Aidsfonds - Soa Aids Nederland streeft naar een wereld waar niemand meer sterft aan aids en waar mensen seksueel gezond zijn. Zodat iedereen vrij en zonder angst kan liefhebben. Dat doen we samen met de mensen die het hardst geraakt worden door soa's en hiv vanwege discriminatie en uitsluiting. Wij versterken hun stem en ondersteunen met informatie, kennis en financiering. Opkomen voor mensenrechten is hierbij onze grootste drijfveer en gelijkwaardig samenwerken met communities ligt aan de basis van al ons werk. Iedereen heeft namelijk recht op de juiste preventie, behandeling en zorg. Ongeacht van wie je houdt, met wie je seks hebt, hoe oud je bent, welke kleur je huid is, of je man, vrouw, trans persoon of non-binair bent. Dit doen wij uit liefde voor alle liefdes.

In deze strategie werken we aan het realiseren van drie droomdoelen:

1. Niemand sterft meer aan aids en geen nieuwe hiv-infecties
2. Seksuele gezondheid en rechten voor iedereen
3. Genezing beschikbaar voor alle mensen met hiv

Samen met mensen die leven met hiv, groepen met een hoger risico op hiv en soa’s, zorgverleners, donateurs en donoren, wetenschappers en andere samenwerkingspartners ontwikkelden we een Theory of Change (ToC). Met dit model beschrijven we hoe we onze drie droomdoelen als organisatie willen bereiken. In de ToC staat ook benoemd op welke manier we naar onze doelen toewerken (pathways) en welke concrete resultaten (outcomes) we als organisatie in de periode 2022-2025 willen behalen om aan deze doelen bij te dragen.

Figuur 1. Onze MEAL aanpak

In onze strategie hebben we de ambitie uitgesproken dat de basis van ons werk evidence-based is. We investeren in meten en leren aan de hand van data. Hierbij gebruiken we onze ToC om in een omgeving die steeds verandert toch op maximale impact te sturen. We vinden het belangrijk om als organisatie te werken aan een cultuur waarin de nadruk ligt op leren en delen, gelijkwaardig samenwerken vanuit vertrouwen en met ruimte voor reflectie. Dit is geoperationaliseerd in een organisatie brede aanpak om te monitoren (M), evalueren (E), accountable (A) te zijn en te leren (L). Dit is onze MEAL aanpak - zie de figuur hierboven.

Taken

Opdracht: wat is de scope en wat verwachten we te bereiken?

Aidsfonds – Soa Aids Nederland doet een tussentijdse evaluatie van de meerjaren strategie. Onze voornaamste focus is om hiervan te leren en inzicht te krijgen in mogelijke aanpassingen van ons werk om onze doelen te behalen. Daarnaast willen we ook graag weten welke resultaten we tot nu toe al hebben bereikt. De MTR heeft betrekking op de hele organisatie. We realiseren ons dat de scope voor deze evaluatie groot is en dat we dus keuzes moeten maken, om te voorkomen dat de uitkomsten te algemeen en versnipperd zullen zijn. De evaluatie zal daarom – mede door de lens van communities, partners, donoren en andere relevante stakeholders – op drie onderzoeksvragen focussen:

1. Is de organisatie Theory of Change inclusief onderliggende aannames nog steeds relevant?
2. In hoeverre zijn we op de juiste weg om de beoogde resultaten te bereiken?
3. Wat kunnen we hiervan leren, en welke aanpassingen zijn nodig op de korte en langere termijn om onze missie en droomdoelen te behalen?

We hebben elke onderzoeksvraag hieronder kort toegelicht. Daarbij refereren we naar verschillende stukken van onze ToC zodat zichtbaar wordt welk onderdeel van de MTR waar past. We hebben tevens aangegeven welke onderdelen wat ons betreft prioriteit hebben, omdat we verwachten dat hier additionele inzichten uitkomen ten opzicht van wat we al weten.

Figuur 2. Onze organisatie Theory of Change

Toelichting vraag 1. Is de organisatie Theory of Change inclusief onderliggende aannames nog steeds relevant?

1a. Toetsen van aannames (rode pijltjes in de ToC) - prioriteit

Een belangrijk onderdeel van het ontwikkelen van een ToC is het expliciet maken van onderliggende aannames. Dit zijn immers de voorwaarden voor dat wat we doen ook daadwerkelijk het geplande resultaat oplevert. In de ToC hierboven is dit aangegeven met de rode pijltjes tussen de verschillende resultaatgebieden. We willen met deze MTR graag een aantal van deze aannames toetsen. We denken hierbij aan een desk study om te inventariseren wat we al weten en inzicht te krijgen in welke informatie er nog ontbreekt en dus additioneel verzameld moet worden. Dit betekent dat de consultant in bestaande documentatie op zoek gaat naar bewijs om de aannames te onderbouwen. Het zou natuurlijk ook kunnen dat bestaande aannames niet kloppen en dat we onze ToC dus gedeeltelijk moeten aanpassen om relevant te blijven.

1b. Toetsen van organisatierollen (rollen in de ToC)

Gelijkwaardig samenwerken met communities ligt aan de basis van al ons werk. Dit doen we vanuit drie organisatierollen. Deze staan in het onderste (roze) deel van onze ToC beschreven: pleitbezorger, expert en betrokken fondsenwerver & donor. We willen graag aan een selectie van communities, partners, donoren en andere relevante stakeholders voorleggen wat zij vinden van deze organisatierollen en de wijze waarop wij deze rollen invullen. We hebben hier tijdens de ontwikkeling van de strategie een korte survey voor opgesteld die we opnieuw kunnen uitzetten voor deze tussentijdse toetsing.

Toelichting vraag 2. In hoeverre zijn we op de juiste weg om de beoogde resultaten te bereiken?

2a. Voortgang van onze resultaten in kaart brengen (wat we willen bereiken 2022-2025 in de ToC)

In het middenstuk van onze ToC staan 11 zogenoemde outcomes. Dit zijn resultaatgebieden waar wij ons als organisatie aan gecommitteerd hebben om in de periode 2022-2025 te bereiken. We nemen aan dat we hiermee een specifieke bijdrage leveren aan de drie droomdoelen waar we op de langere termijn naar toewerken. We hebben een aantal indicatoren opgesteld om de voortgang hiervan te monitoren, zie hieronder. Ter aanvulling op deze indicatoren zijn er vijf overkoepelende thema’s bepaald waar we organisatie-verhalen (change stories) over maken. Dit zijn verhalen over veranderingen waar vanuit meerdere projecten in de organisatie aan wordt bijgedragen.

• 8 omgeving-indicatoren om de voortgang en mogelijke veranderingen in de context waarin we werken in kaart te brengen. Hiervoor wordt gebruikt gemaakt van bestaande global indicators van onder andere UNAIDS, Civicus, RIVM en Stichting Hiv Monitoring.
• 13 organisatie-indicatoren die de specifieke bijdrage van zowel ons werk als het werk dat we doen in samenwerking met en/of door ondersteuning van communities en andere stakeholders zichtbaar maakt. Hiervoor wordt jaarlijks informatie opgehaald in de organisatie, grotendeels via bestaande monitoring data uit projecten.

Onderdeel van de MTR is om de voortgang van deze indicatoren in kaart te brengen op basis van beschikbare informatie, en waar nodig additionele gegevens te verzamelen of gesprekken te voeren om hier duiding aan te geven. De organisatie change stories worden hier ook bij gebruikt.

2b. Steekproef om te toetsen of wat we doen werkt (pathways in de ToC) - prioriteit

Het in kaart brengen van de voortgang via onze indicatoren en change stories geeft een algemeen beeld van of we op de goede weg zijn om onze resultaten te behalen. We willen graag voor een aantal onderdelen van ons werk meer de diepte in gaan. Bij voorkeur doen we dit middels een aantal case studies. Dit betekent dat we voor een bepaalde aanpak of interventie gericht willen weten of dit werkt, waarom dit werkt en onder welke condities. Dit doen we vanuit een oprechte behoefte om de effectiviteit van ons werk te begrijpen en verbeteren. Hierbij focussen we nadrukkelijk op werk dat minder vanzelfsprekend wordt geëvalueerd of waarbij dat al enige tijd geleden is. We geloven dat hiermee de gezamenlijke bewijsvoering voor ons werk sterker wordt, en ook dat we hier dan beter besluiten over kunnen nemen. Bij voorkeur doen we 4 case studies die verdeeld zijn over de zogenoemde pathways van onze ToC: 1. Onze weg naar gelijke rechten; 2. Onze weg naar seksuele gezondheid en rechten; 3. Onze weg naar financiering en draagvlak en 4. Onze weg naar genezing.

Toelichting vraag 3. Wat kunnen we hiervan leren, en welke aanpassingen zijn nodig op de korte en langere termijn om onze missie en droomdoelen te behalen?

3a. Concrete aanbevelingen (missie en droomdoelen in de ToC) - prioriteit

De uitkomsten van de evaluatie worden met de organisatie gedeeld om de betekenis ervan voor ons werk te duiden en valideren. Hieruit volgen een aantal concrete aanbevelingen over waar we ons op moeten richten in het laatste jaar van de huidige strategie (2025) en de periode erna om onze missie en droomdoelen te behalen. De ontwikkeling van de volgende meerjarenstrategie start namelijk in 2024. Hiermee is de MTR niet alleen een tussentijdse evaluatie maar ook een belangrijk startpunt om naar de toekomst te kijken en de besluitvorming hierover te onderbouwen.

Werkwijze en methodiek

We zijn nadrukkelijk op zoek naar een consultant of partij die:

• Een op gebruik gerichte aanpak hanteert. Hiermee bedoelen we dat we alleen informatie verzamelen die we nodig hebben en dat we sturen op uitkomsten die ook daadwerkelijk worden gebruikt.
• Een participatieve benadering kiest. Dit is voor ons een essentieel onderdeel van dit proces. We vragen van de consultant om nadrukkelijk samen met interne en externe belanghebbenden a) geschikte vragen te identificeren; b) bevindingen te valideren; en c) aanbevelingen te doen die aansluiten op de praktijk.
• Een werkwijze heeft die bijdraagt aan leren binnen de organisatie en accountable zijn voor wat we met elkaar willen bereiken. Dit betekent dat we willen begrijpen wat er werkt en waarom dit werkt. We verwachten dat hier inzichten uit voort komen die mogelijk anders of verdiepend zijn ten opzichte van wat we kunnen ophalen met onze reguliere monitoringscyclus.
• Een kwalitatieve methode kiest. Deze methodiek zal worden getrianguleerd met kwantitatieve gegevens en de beoordeling van documenten om tot een coherente en complementaire analyse te komen. De methodiek vraagt een combinatie van data verzamelen (bijvoorbeeld door storytelling of most significant change) en data analyseren (bijvoorbeeld door contribution analyses). De specifieke methode zal verder uitgewerkt worden door de consultant bij aanvang van de opdracht, op basis van een eerste analyse van de reeds beschikbare informatie en van de ervaring van de consultant. De methodiek zal worden vastgesteld bij aanvang van de opdracht tijdens de startbijeenkomst.
• Tot slot vinden we het belangrijk dat de consultant affiniteit heeft met het doen van onderzoek en evaluaties met zogenoemde key populations zoals LHBTQI+, sekswerkers en mensen die drugs gebruiken. Hiermee willen we borgen dat de MTR wordt ontwikkeld en uitgevoerd op een ethische en respectvolle manier.

De consultant heeft uiteraard de steun van de organisatie om op alle niveaus inzicht te krijgen in de benodigde informatie. Hierbij is de impact adviseur het belangrijkste interne aanspreekpunt, en de verbinding tussen de consultant en de organisatie. Ons Adviespanel speelt een relevante rol bij het bepalen van de specifieke scope van de opdracht als ook bij het duiden van de uitkomsten en het identificeren van passende aanbevelingen. Dit adviesorgaan is in 2023 van start gegaan en bestaat uit negen externe leden van communities, wetenschappers en gezondheidsprofessionals.

Het kantoor van Aidsfonds – Soa Aids Nederland is in Nederland. Het is waarschijnlijk dat delen van de opdracht worden uitgevoerd in een select aantal andere landen waar we werken. Rekening houden met uitdagingen rond reisbeperkingen of context specifieke situaties, hebben we een sterke voorkeur voor een partij die werkzaam is als of samenwerkt met lokale consultants, lokale onderzoeksteams of vertegenwoordigers van lokale organisaties die beschikbaar zijn en ervaring hebben met het uitvoeren van een MTR. Dit bevordert eigenaarschap, inclusie en betrokkenheid van communities.

Resultaten

De consultant wordt verwacht om de volgende resultaten op te leveren:

• Kick off meeting met het projectteam waarin het plan voor de MTR wordt gedeeld. Dit includeert een meer gedetailleerde planning en een omschrijving van de aanpak en methode. De methodiek vraagt een combinatie van data verzamelen en data analyseren.

• Organiseren van de benodigde activiteiten en werksessies om de evaluatie uit te voeren, en de benodigde data te verzamelen en valideren.
• Concept evaluatiereport met de belangrijkste uitkomsten. Dit includeert een eerste reflectie op de drie onderzoeksvragen.
• Ten minste vier case studies op een specifieke aanpak of interventie, liefst geformuleerd als change stories / track record cases zodat het verhalen zijn om te delen en vertellen (max 2 pagina’s per case studie).
• Sessies met het team/adviespanel en met de organisatie om de uitkomsten en de betekenis ervan voor ons werk te valideren en duiden. Dit is de Strategiedag op donderdag 12 september 2024. De consultant wordt gevraagd om bij deze dag aanwezig te zijn.
• Definitief evaluatierapport met een samenvatting van de uitkomsten ten opzicht van de drie onderzoeksvragen, een validatie van deze uitkomsten, wat we hiervan kunnen leren, en tot welke concrete aanbevelingen dit leidt. Dit rapport is maximaal 30 pagina’s. In de bijlagen is ruimte voor de case studies en voor een reflectie op de relevantie van onze ToC en eventuele aanpassingen die nodig zijn.
• Ontsluiting van de uitkomsten via een of meer ‘creatieve’ producten die ons in staat stellen om dit op een aansprekende manier te delen met externen. We vragen de consultant om hier maximaal 8 uur voor te budgetteren; Aidsfonds – Soa Aids Nederland zal zorgdragen voor de opmaak.

Tijdslijn

Functie-eisen en profiel

Profiel consultant of organisatie

We zijn op zoek naar een enthousiaste, deskundige en flexibele consultant (of een consortium van consultants) met ruime MEAL-expertise en uitstekende vaardigheden om een proces te begeleiden. Samenwerkingen tussen adviseurs / teams / deskundigen uit het Zuiden en Noorden wordt aanbevolen. We denken dat verder de volgende achtergrond of karakteristieken passend zijn bij de opdracht:

• Een universitaire opleiding op het gebied van sociale wetenschappen, internationale volksgezondheid, bestuur & beleid, organisatie antropologie, of soortgelijke ervaring;
• Expertise in monitoring en evaluatie, in het bijzonder met veranderingsprocessen op werkterreinen zoals hiv, seksuele gezondheid en rechten, gender en machtsrelaties, gedeelde besluitvorming met communities, beïnvloeding van nationaal en internationaal beleid;
• Ervaring met kwalitatieve methodieken zoals most significant change, storytelling, contribution analysis;
• Oprechte nieuwsgierigheid naar hoe dingen werken en daarbij niet bang om vragen te stellen;
• Kan zowel in het Nederlands als het Engels werken. Dit kan ook door de aanvraag te doen in samenwerking met andere consultants;
• Passend bij de werkwijze en aanpak zoals we in de ToR hebben omschreven.

Ons aanbod

Aidsfonds – Soa Aids Nederland is op zoek naar een consultant die beschikbaar is om te beginnen in februari 2024, zoals beschreven in de tijdlijn. Daarbij hanteren we de volgende data en budget:

Deadline om te reageren: Vrijdag 12 januari 2024

Gesprekken vinden plaats op: Maandag 22 januari 2024

Periode mid-term review: Maandag 5 februari 2024 – vrijdag 27 september 2024

Budget indicatie: € 130.000

Voor vragen en meer informatie over de opdracht kun je contact opnemen met Eva Roos (ERoos@aidsfonds.nl), Strategisch Beleidsadviseur Impact.

Informeren en solliciteren

Hoe je kunt reageren

Je kunt reageren door een voorstel te sturen via deze link: Solliciteer direct bij Aidsfonds – Soa Aids Nederland als Consultant voor de mid-term review van onze strategie (onlinevacatures.nl) voor vrijdag 12 januari 2024. Fijn als je voorstel niet langer is dan 5 pagina’s en onderstaande drie onderdelen bevat. Voeg bij het voorstel een CV toe van de hoofdaanvrager en eventuele andere betrokkenen, inclusief de voorgestelde rollen en tijdsinvesteringen.

• Ervaring en achtergrond waaruit blijkt dat je geschikt bent voor deze opdracht. Vermeld eerdere ervaring met evaluaties, in het bijzonder met veranderingsprocessen op werkterreinen zoals hiv, seksuele gezondheid en rechten, gender en machtsrelaties, samenwerking en besluitvorming met communities, beïnvloeding van nationaal en internationaal beleid;
• Een beknopte uitwerking van jouw voorlopige aanpak en werkwijze voor de opdracht, waarbij je kort ingaat op de hoofdvragen en welke methode je zou gebruiken om elk van deze vragen te beantwoorden. Hierbij horen we ook graag jouw ideeën over hoe de evaluatie een participatief proces kan worden, inclusief het feedback- en validatieproces;
• Een eerste budgetvoorstel, inclusief het aantal dagen dat je aan de opdracht zou besteden en de benodigde dagvergoedingen. Hierbij merken we op dat Aidsfonds-Soa Aids Nederland tweetalig werkt, in het Nederlands en in het Engels. Daarom vragen we om het rapport en de case studies in beide talen beschikbaar te maken, eventueel met ondersteuning van een vertaler. De sessies, interviews en eventuele andere gesprekken vinden bij voorkeur plaats in de voertaal, eventueel met ondersteuning van een lokale consultant. We vragen om deze vertaal- en reiskosten in het budget op te nemen.

We kijken uit naar je reactie!