Office Coördinator

Datum 10 sep. 2021
Vervaldatum 26 sep. 2021
Aantal uren 32
Plaats Amsterdam
Betaald Ja
Organisatie Dokters van de Wereld

Organisatie
Dokters van de Wereld is de Nederlandse tak van de internationaal opererende medische mensenrechtenorganisatie Médecins du Monde. Wereldwijd strijden wij voor het recht op gezondheid en het verbeteren van de toegang tot gezondheidszorg voor kwetsbare groepen. Onze droom is een wereld waarin iedereen gelijke kansen op een goede gezondheid heeft. In Nederland werken we met een enthousiast team van ruim 220 vrijwilligers en 25 betaalde medewerkers.
Patiënten die geen toegang hebben tot basis gezondheidszorg, bevolkingsgroepen die uitgesloten worden van medische zorg, vluchtelingen die niet welkom zijn en daarom geen hulp krijgen. We zien het bijna dagelijks in onze projecten. Vanuit ons kantoor, op een prachtige plek in het centrum van Amsterdam, coördineren en ondersteunen we onze projecten en campagnes. Voor de afdeling Bedrijfsvoering zoekt Dokters van de Wereld een enthousiaste en flexibele spin in het web. Zie jij het als een uitdaging om er voor te zorgen dat alle zaken op kantoor op rolletjes lopen en ben jij een ster in het combineren van operationele en tactische zaken Lees dan snel verder!

Taken
Jouw functie
De positie van Office Coördinator valt binnen de afdeling Bedrijfsvoering, waar 5 betaalde medewerkers werkzaam zijn. In deze functie wissel je zelfstandig werken af met (telefonisch) contact met cliënten op kantoor en externe partijen/donateurs. Waar je het ene dagdeel veel bezoek zult ontvangen en allerlei facilitaire zaken regelt, zul je het andere dagdeel weer besteden aan de donateursadministratie en het ontwikkelen van beleid en procedures. Een veelzijdige functie met een sterke afwisseling tussen verschillende werkzaamheden. Je rapporteert aan het Hoofd Bedrijfsvoering en werkt nauw samen met je collega’s binnen en buiten de afdeling.

Verantwoordelijkheden

  • Je bent hét aanspreek- en informatiepunt voor externe en interne partijen.
  • In die rol ontvang je bezoek en cliënten van Dokters van de Wereld, draag je zorg voor het vlekkeloos verlopen van ondersteunende werkprocessen (beantwoorden vragen per post, email en telefoon) en ondersteun je bij het organiseren en verslaglegging van interne bijeenkomsten.
  • Je bent verantwoordelijk voor de praktische organisatie op kantoor. In die rol schakel je continue tussen directie en afdelingen en zorg je dat alles reilt en zeilt. Als zodanig ga je correct en discreet om met gevoelige informatie en haal je deadlines zonder overbodige stress. Je bent verantwoordelijk voor het inkoop- en voorraadbeheer van kantoorartikelen, keuken- en sanitaire benodigdheden, draagt zorg voor het goed functioneren van het kantoor en het kantoormaterieel en bent eerste aanspreekpunt voor storingen en het onderhouden van contact met leveranciers en Je ontwikkelt en implementeert beleid en procedures ten aanzien van inkoop en voorraadbeheer.
  • Je draagt zorg voor de Je beantwoordt correspondentie van donateurs en leden inzake aan- en afmeldingen en verwerkt mutaties in het donateurssysteem.
  • Wanneer nodig ben je inzetbaar voor administratieve en logistieke ondersteuning van projecten of ondersteuning bij het organiseren van externe evenementen.

Functie-eisen en profiel
Van onze ideale kandidaat zien we graag:
Dat je je snel op je plek voelt bij ons als zijnde een flexibele, resultaatgerichte werker, die in staat is goed te schakelen tussen verschillende werkzaamheden en bereid is om op de piek- en daluren zijn/haar bijdrage te variëren. Het is een dikke pré als je front- en backoffice ervaring elders hebt Je toont eigen initiatief, bent organisatorisch en administratief sterk en zeer accuraat.  Je weet snel door te dringen tot de kern van de organisatie en iedereen die daar bij betrokken is. Je ontpopt je tot spin in het web. Je omschrijft jezelf als sociaal vaardig, gedreven, integer en hebt affiniteit met onze doelgroep. Verder ben je vaardig op de computer en hebt veel ervaring met programma’s als Outlook, Word, Excel e.d.. Kennis van een CRM systeem, bij voorkeur Engage, is een pré Je Nederlands en Engels is uitstekend.

Ons aanbod

  • Een prachtige uitdaging en een maatschappelijk bewogen functie waarin je een belangrijke bijdrage levert aan de humanitaire beweging die Dokters van de Wereld is.
  • Verder bieden we een arbeidsovereenkomst van 12 maanden met een bruto maandsalaris tussen €2778,-  en €3318,- bij een volledige werkweek van 40 uur per week.
  • Inschaling geschiedt op basis van kennis en ervaring.
  • Daarnaast bieden wij een premievrij pensioen en 30 vakantiedagen per jaar bij een fulltime dienstverband.

Informeren en solliciteren
Enthousiast geworden? Durf jij deze uitdaging aan? Stuur dan uiterlijk zondag 26 september 2021 je cv en motivatiebrief via onze website. Mirjam Nijhuis, Hoofd Bedrijfsvoering, is beschikbaar voor vragen over de inhoud van de functie. Telefoonnummer: t: +31 (0)20 765 3832. Gesprekken zullen plaatsvinden op woensdag 6 en donderdag 7 oktober. Kijk ook op www.doktersvandewereld.org voor informatie over onze organisatie en programma’s.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.