Office Coordinator

Organisatie

Iedereen heeft recht op zorg. Toch is de toegang tot gezondheidszorg niet voor iedereen vanzelfsprekend. Zelfs niet in Nederland. Dokters van de Wereld zet zich in voor mensen die nergens anders terecht kunnen voor medische zorg. Getuigenissen uit onze programma’s zetten wij om in een activistische veranderagenda. Dokters van de Wereld is onderdeel van het internationale medische netwerk Médecins du Monde en naast Nederland werkzaam in meer dan 70 landen. Onze organisatie drijft op toegewijde vrijwilligers, beroepskrachten en leden. In Nederland werkt een team van 50 betaalde krachten en ruim 280 vrijwilligers.

Afdeling Bedrijfsvoering

De positie van Office Coördinator valt binnen de afdeling Bedrijfsvoering, waar 6 betaalde medewerkers werkzaam zijn. Deze rol bestaat uit een combinatie van office coördinatie en management assistentie taken. In deze veelzijdige functie heb je veel vrijheid om initiatief te nemen en vanuit jouw rol een grote bijdrage te leveren aan een snelgroeiende organisatie. Je rapporteert aan het Hoofd Bedrijfsvoering en werkt nauw samen met je collega’s binnen en buiten de afdeling.

Taken

Vanwege vervanging zoeken wij een:

Office Coördinator- 0,8 fte

Profiel
In deze functie ga je een positieve en impactvolle bijdrage leveren aan een organisatie die volop in ontwikkeling is met talloze facilitaire en inhoudelijke vraagstukken. We zoeken iemand die enthousiast wordt van aanpakken en inhoudelijk wil bijdragen aan een efficiënter werkende organisatie. Daarbij horen de volgende taken en verantwoordelijkheden.

Office coördinerende taken:

• Het aansturen en continu verbeteren van kantoorwerkprocessen- en systemen, zoals interne- en externe bereikbaarheid, telefoniecentrale, intern informatiemanagement en denkt mee bij het optimaliseren van de ICT-systemen;
• Je ontwikkelt en implementeert beleid en procedures ten aanzien van bijv. inkoop- en voorraadbeheer, werklocaties en facilitaire voorzieningen;
• Je hebt een ondersteunende rol op het gebied van ICT en draagt zorg voor bijv. de uitgifte van laptops aan medewerkers;
• Je bent verantwoordelijk voor het inkoopbeleid en verzorgt de inkoop inclusief logistiek van niet-medische artikelen voor de gehele organisatie in nauwe samenwerking met de facilitair en logistiek medewerker volgens het werklocatiebeleid;
• Je adviseert werklocaties met betrekking tot facilitaire inrichting van alle werklocaties door het hele land en helpt zo nodig mee dit te realiseren;
• Je boekt de buitenlandse dienstreizen voor medewerkers in samenwerking met onze reisagent.
• Je werkt samen met alle afdelingen, identificeert problemen en maakt zo nodig een plan van aanpak en verbindt de juiste mensen;
• Je pakt zo nodig projecten op en weet deze op gestructureerde wijze zonder overbodige stress tot een goed einde te brengen;
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor externe partijen en verwerkt inkomende (elektronische) correspondentie. Daarnaast draag je zorg voor huishoudelijke taken zoals het op orde houden van de keuken.

Management assisterende taken:

• Organiseren van verschillende bijeenkomsten zoals de personeelsdagen, heidagen of externe vergaderingen voor het MT en verschillende community events.
• Ondersteuning van het MT door middel van notuleren, plannen en faciliteren van vergaderingen en je bent verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van vergaderstukken.
• Coördinatie interne vergaderingen, interne communicatie, bereikbaarheid en Project Portfolio Management (PPM).

Functie-eisen en profiel

Je ziet jezelf werken bij Dokters van de Wereld als:

Het je aanspreekt om in een dynamische, snel groeiende medische mensenrechtenorganisatie te werken. Je werkt graag samen met anderen aan een gezamenlijk doel en levert hoge kwaliteit binnen soms korte deadlines. Je draait je hand niet om voor het schrijven en indienen van een complexe aanvraag met meerdere partners. Je hebt een proactieve houding, gevoel voor detail en sterke communicatieve vaardigheden. Daarnaast beschik je over:

• Minimaal HBO werk-en denkniveau
• Minimaal 2 jaar ervaring in een vergelijkbare functie, zoals Office Manager of Management Assistent
• Voel je je snel op je plek bij ons als zijnde een flexibele, resultaatgerichte werker, die in staat is goed te schakelen tussen verschillende werkzaamheden en bereid is om op de piek- en daluren zijn/haar bijdrage te variëren
• Eigen initiatief, en ben je organisatorisch en administratief sterk en zeer accuraat. Je weet snel door te dringen tot de kern van de organisatie en iedereen die daar bij betrokken is.
• Je omschrijft jezelf als sociaal vaardig, gedreven, integer en hebt affiniteit met onze doelgroep.
• Vaardigheid in Nederlands en Engels.

Ons aanbod

Wij bieden jou

• Een positie in een groeiend team in een dynamische en toegankelijke organisatie die midden in de samenleving staat. Hybride werken is goed mogelijk.
• Eigen initiatief in lijn met de doelstellingen en een proactieve manier van werken wordt aangemoedigd en enorm gewaardeerd.
• Een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 12 maanden met mogelijkheid tot verlenging.
• Een bruto maandsalaris van minimaal € 3.200,08 en maximaal € 3.821,95 bij een fulltime dienstverband (40 uur per week). Inschaling geschiedt op basis van kennis, ervaring en een (interne) benchmark.
• Een premievrij pensioen, d.w.z. als werkgever betalen wij de volledige pensioenpremie.
• 30 vakantiedagen per jaar bij een fulltime dienstverband.

Informeren en solliciteren

Interesse?

Solliciteren kan via onze website: Dokters van de Wereld | Vacatures.
De sollicitatiedeadline is zondag 15 december 2024.
Voor nadere informatie kun je contact opnemen met Mirjam Nijhuis via mnijhuis@doktersvandewereld.org of Marijke Soeteman via HR@doktersvandewereld.org.
De eerste ronde sollicitatiegesprekken zullen plaatsvinden op dinsdag 17 december 2024.
Neem een kijkje op onze website voor meer informatie over het werk van Dokters van de Wereld: www.doktersvandewereld.org.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.