Office Manager

Datum 19 jul. 2021
Vervaldatum 08 aug. 2021
Aantal uren 24 uur
Plaats Utrecht
Betaald Ja
Organisatie Stichting Het Vergeten Kind

Organisatie
Het Vergeten Kind zet zich in voor kinderen die het moeilijk hebben omdat er thuis veel problemen zijn. Soms is de situatie zo ernstig dat ze niet meer bij hun ouders kunnen wonen. Ons doel is dat deze kinderen zich gehoord en gezien voelen, zij op een veilige en stabiele plek wonen en zich positief kunnen ontwikkelen. Zodat ze hun eigen plek vinden in de maatschappij.

Taken
Als Office Manager ben je - samen met je collega - de drijvende kracht op ons kantoor in Utrecht, die ervoor zorgt dat alle collega’s optimaal ondersteund worden in hun werkzaamheden. Je bent het eerste aanspreekpunt voor onze relaties zowel telefonisch, per mail als op kantoor. Je zorgt ervoor dat onze organisatorische processen op orde zijn en goed draaien. Daarnaast zorg je voor de “human touch” in de organisatie: collega’s kunnen bij jou terecht met allerhande vragen en je regelt teammeetings en -uitjes, attenties, catering etc.

Wat zijn jouw taken?

Contact met externe relaties:

  • zorgdragen voor optimale bereikbaarheid per telefoon en mail
  • professioneel opvolgen van ieder contact met de juiste aandacht en interesse
  • werken met onze CRM applicatie (SalesForce)

Facilitaire zaken:

  • zorgdragen voor een professioneel voorraadbeheer
  • zorgdragen voor een prettige werkomgeving
  • beheer van telefonie, lease auto’s, ICT middelen, kantoorinrichting e.d.

Agendabeheer:

  • adequaat beheren van de agenda van de algemeen directeur
  • plannen van vergaderingen van o.a. Raad van Toezicht en Audit Commissie

Organisatorische processen :

  • verzorgen van de onboarding van nieuwe medewerkers en offboarding van collega’s die uit dienst gaan
  • afstemmen met Fondsenwerving en Marcom over campagnes en uitgaande communicatie
  • samenwerken met de Medewerker Donateursservice om optimale dienstverlening te bewerkstelligen
  • controleren van inkomende facturen m.b.t. bedrijfsmiddelen, voorraden en kantoorkosten
  • collega’s ondersteunen met diverse werkzaamheden bij de uitvoering van onze projecten en evenementen

Human touch:

  • verzorgen van kado’s en attenties voor collega’s
  • organiseren van borrels en uitjes
  • luisterend oor bieden aan collega’s
  • sparren en meedenken over een fijn werkklimaat en wat daarvoor nodig is

Functie-eisen en profiel

  • Je bent organisatorisch sterk en kunt uitstekend omgaan met deadlines;
  • Je bent proactief en oplossingsgericht;
  • Je behoudt het overzicht en weet prioriteiten te stellen;
  • Je bent dienstverlenend en houdt ervan samen te werken met anderen;
  • Je krijgt energie van ad-hoc opdrachten, ook ter ondersteuning van andere onderdelen;
  • Je voelt je thuis in een kleine organisatie die continu werkt aan professionalisering;
  • Je bent bij voorkeur woonachtig in (of nabij) Utrecht;
  • Je hebt al enige jaren relevante werkervaring in een soortgelijke functie;
  • Kennis van en ervaring met SalesForce is een pré;
  • Je hebt affiniteit met het werk en de doelgroep van de stichting.

Ons aanbod

  • Een enthousiast team met hart voor de doelgroep;
  • Een afwisselende functie met veel ruimte voor ontwikkeling;
  • Een ervaren collega met wie je de verantwoordelijkheid deelt;
  • Een marktconform salaris en goede secundaire arbeidsvoorwaarden;
  • Heel veel plezier en voldoening!

Informeren en solliciteren
Hebben we je interesse gewekt met deze functie? Stuur dan uiterlijk 8 augustus 2021 je CV met een korte motivatie naar sollicitatie@hetvergetenkind.nl. Heb je vragen over de functie? Bel dan met Jeanine Klop op telefoonnummer 085-0653450. De eerste gesprekken vinden plaats in de week van 16 augustus. Het Vergeten Kind vraagt nieuwe medewerkers een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) te overleggen.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.