Office manager pur sang

Datum 13 mrt. 2019
Vervaldatum 25 mrt. 2019
Aantal uren 36
Plaats Amsterdam
Betaald Ja
Organisatie Prins Claus Fonds

Organisatie
Omschrijving organisatie: Het Prins Claus Fonds voor cultuur en ontwikkeling is opgericht in 1996 als eerbetoon aan Prins Claus voor zijn toewijding voor cultuur en ontwikkeling. Het Fonds gelooft dat cultuur een basisbehoefte is. Het team van het Prins Claus Fonds is relatief jong en informeel en is op zoek naar een nieuwe collega die ons leven op kantoor op alle fronten gemakkelijker maakt.

Taken
Deze functie bestaat vnl. uit het verrichten van organisatorische en administratieve werkzaamheden ten behoeve van de organisatie. Tot de taken behoort o.a.:

  • ontvangen van gasten, telefoonbehandeling, postverwerking, beheer adressenbestand
  • beheer van de “inbox” en “vacature box” van het Prins Claus Fonds
  • voorraadbeheer en bestellen van kantoorartikelen en levensmiddelen
  • beheer van het pand (o.a. coördinatie reparaties en schoonmaakactiviteiten, bevorderen gezonde en groene werkomgeving door het onderzoeken van verbeterpunten op dit vlak en coördinatie van de implementatie hiervan)
  • bevorderen efficiënte gang van zaken bij ontvangsten door het verzorgen van catering en aankleding
  • stimuleren van het communicatieproces binnen de organisatie bijv. door organiseren en coördineren (thematische) interne overleggen voor het gehele team
  • verbeteren werkprocessen o.a. m.b.t. het up-to-date houden van het archief van PCF
  • voorbereiding en verslaglegging vergaderingen van het Operationeel Team
  • coördineren IT gerelateerde acties, contact onderhouden met het IT adviesbureau
  • assisteren Executive Assistant bij diverse (administratieve)  taken en haar vervangen bij afwezigheid
  • brede inzet rondom specifieke evenementen van het Prins Claus Fonds

Functie-eisen en profiel

  • Wij zoeken een communicatief vaardige, zelfstandige, stressbestendige en efficiënte collega met een passie voor office management.
  • Je hebt aantoonbare praktische en organisatorische ervaring en kan veel ballen tegelijk in de lucht houden.
  • Je bent pro-actief en flexibel en hebt een dienstverlenende instelling.
  • Je hebt een uitstekende beheersing van het Nederlands en Engels in woord en geschrift.
  • Je hebt een afgeronde opleiding office management / secretaresse of gelijkwaardige opleiding of tenminste enkele jaren ervaring als office manager.
  • Kennis en ervaring met IT strekt tot de aanbeveling.

Ons aanbod

  • De functie is vacant per 1 mei 2019 voor 36 uur per week (32 uur is bespreekbaar).
  • Salarisindicatie o.b.v. 36 uur/week is afhankelijk van kennis en ervaring € 1.781,- tot maximaal € 3.125,- bruto per maand (schaal 3 of 4).

Informeren en solliciteren
Graag ontvangt het Prins Claus Fonds je sollicitatie met motivatie en CV o.v.v. Office Manager uiterlijk 25 maart 2019 op vacature@princeclausfund.nl ter attentie van Adrienne Schneider. Sollicitaties die na deze datum binnenkomen worden niet in behandeling genomen.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.