Officemanager/projectcoördinator

Datum 03 sep. 2019
Vervaldatum 21 sep. 2019
Aantal uren 36 uur
Plaats Amsterdam
Betaald Ja
Organisatie Sophia-Vereeniging

Organisatie
De Koningin Sophia-Vereeniging tot Bescherming van Dieren komt op voor huisdieren in Nederland, al sinds 1867. Niet alleen als het kwaad is geschied, maar ook preventief. Zo voorkomt de Sophia-Vereeniging dierenleed door voorlichting te geven over het natuurlijke gedrag, de aanschaf en de verzorging van huisdieren. Met politieke lobby zet zij zich in voor beschermende wetgeving voor huisdieren en een strenge controle hierop.

Wij zijn op zoek naar een energieke, hands-on collega die als spin in het web ons team van zeven medewerkers en 100 vrijwilligers komt versterken. Het betreft een fulltime baan waarin twee functies gecombineerd zijn. Dat betekent dat organisatietalent, improvisatievermogen en een grote mate van flexibiliteit onmisbaar zijn. Tevens ben je service- en klantgericht en vind je het leuk om met verschillende zaken tegelijkertijd bezig te zijn.

Taken
Jouw taken als officemanager: 
De officemanager vormt de backoffice van de organisatie en is het eerste aanspreekpunt voor relaties en medewerkers. Jouw werkzaamheden zijn onder meer:

  • Afhandeling inkomende telefoontjes, post en algemene e-mailaccount (mensen informeren, adviseren, doorverwijzen);
  • Ledenadministratie, waaronder het verwerken van mutaties en het verzenden van (welkomst-)pakketten en brieven;
  • Zorgdragen voor optimale arbeidsomstandigheden zoals een goed werkende it-omgeving, voorraadbeheer en pandzaken;
  • Administratie, waaronder het betalingsverkeer, de boekhouding, het kasbeheer, het archiefbeheer en de verzuimmeldingen;
  • Organiseren van bijeenkomsten, zoals bestuursvergaderingen, de ALV en een nieuwjaarsborrel.

Jouw taken als projectcoördinator Sophia SnuffelCollege:
Een van onze belangrijkste voorlichtingsprojecten is het Sophia SnuffelCollege, dat kinderen leert hoe ze veilig en respectvol met honden omgaan. Vrijwilligers uit heel Nederland bezoeken daarvoor met speciaal geteste honden de laagste groepen van de basisschool. Als coördinator van dit project bestaan je werkzaamheden onder andere uit:

  • Het werven, aansturen en motiveren van vrijwilligers en gedragstesters;
  • Het coördineren van scholenbezoeken;
  • Het organiseren van testdagen voor de SnuffelHonden en opleidingsdagen voor de vrijwilligers;
  • Het organiseren van evenementen zoals een vrijwilligersdag en een bijscholingsdag;
  • Het onderhouden van contacten met de media;
  • Het aansturen van een stagiair die jou ondersteunt bij bovenstaande werkzaamheden.

Functie-eisen en profiel

  • Je hebt minimaal 3-5 jaar werkervaring in een facilitaire/coördinerende functie en je hebt aantoonbaar minimaal mbo+ werk- en denkniveau;
  • Je hebt ruime ervaring met MS Office, ervaring met crm-systemen is gewenst (wij werken met Salesforce);
  • Ervaring met het aansturen van stagiairs en vrijwilligers is een pré;
  • Je bent in bezit van een Rijbewijs B.
  • Je hebt affiniteit met huisdierenwelzijn en de identiteit en doelstellingen van de Sophia-Vereeniging;
  • Je bent professioneel en representatief en je communiceert goed op verschillende niveaus, zowel verbaal (telefonisch) als schriftelijk;
  • Je bent een pro-actieve, resultaatgerichte en enthousiaste collega die op een positieve manier collega’s en vrijwilligers kan motiveren;
  • Je gaat efficiënt, integer en zorgvuldig te werk en je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel;
  • De afwisseling van organiserend en uitvoerend werk ligt je goed. Met jouw praktische instelling en probleemoplossend vermogen weet je creatief, snel en doelgericht om te gaan met beperkte middelen en een beperkt budget, waarbij je de kwaliteit niet uit het oog verliest;
  • Je bent bereid om incidenteel buiten kantooruren te werken.

Ons aanbod

  • De Sophia-Vereeniging biedt een uitdagende spilfunctie binnen een klein team van zeven medewerkers.
  • Ons kantoor is gevestigd in het historische stadshart van Amsterdam.
  • Het salaris bedraagt tussen de € 2.400,- en € 3.000,- op basis van een 40-urige werkweek, afhankelijk van opleiding, leeftijd en ervaring.

Informeren en solliciteren
Voor meer informatie over de functie neem je contact op met directeur Steffie van Horck via 020 - 623 6167. Ben je geïnteresseerd, stuur dan uiterlijk 17 september een bondige motivatie en een cv per e-mail naar info@sophia-vereeniging.nl onder vermelding van ‘vacature officemanager’. De gesprekken vinden plaats op dinsdag 24 september.