Teamhoofd Bureaumanagement

Datum 14 jan. 2020
Vervaldatum 03 feb. 2020
Aantal uren 32
Plaats Zeist
Betaald Ja
Organisatie Vogelbescherming Nederland

Organisatie
Vogelbescherming Nederland is meer dan de verkoop van nestkastjes en vogelvoer! Wij zijn een netwerkorganisatie met gedreven professionals en een veelzijdig takenpakket. Vogelbescherming komt op voor in het wild levende vogels en hun leefgebieden. Onze middelen, die bestaan uit contributies, donaties en projectsubsidies, worden zoveel mogelijk aan dit primaire doel besteed. Onze medewerkers werken er hard aan om mooie resultaten te boeken. Daar hebben we state-of-the-art ondersteuning voor nodig. De uitdaging is onze ondersteunende processen zo efficiënt mogelijk in te richten met behoud van een uitstekende kwaliteit. Voor het team Bureau Management is het een uitdaging en een plezier om hier elke dag opnieuw aan te werken. Klinkt dit als muziek in je oren? We komen vanwege het vertrek van het huidige Teamhoofd graag in contact met een: Teamhoofd Bureaumanagement (0,8 fte)

Taken
Wat ga je doen?
In deze veelzijdige functie geef je leiding aan 8 medewerkers met uiteenlopende taken. Het team Bureaumanagement bestaat uit het bureausecretariaat: de front-office en een stevige rechterhand voor medewerkers; directie- en projectondersteuning; documentbeheer; facilitaire zaken en gebouwbeheer.
We zijn op zoek naar een teamhoofd die het leuk vindt om de regie te gaan nemen bij de werkzaamheden van het team. Je neemt het team en de medewerkers van Vogelbescherming mee in het veranderingsproces, waarbij je dankbaar gebruik maakt van hun kennis en ervaring. Je haalt het maximale uit je medewerkers en stimuleert hen zelf initiatief en eigenaarschap te tonen, zodat je samen tot oplossingen komt die de best denkbare ondersteuning bieden.

Je bent ervaren en gedreven om Office365 in al haar facetten (zoals Teams, SharePoint) en andere slimme toepassingen in de secretariële processen te benutten. Daarbij ben je in staat bestaande werkwijzen om te vormen, met oog voor de veranderkracht van medewerkers. Naast de aansturing van de secretariële processen ben je verantwoordelijk voor gebouwbeheer, verstrekkingen, werkplekvoorzieningen, arbo en veiligheid.

Jouw uitdaging, taken en verantwoordelijkheden

  • Je voert de regie op de werkzaamheden binnen het team;
  • Je bent verantwoordelijk voor alle HRM taken die bij een leidinggevende functie horen. Je voert regelmatig gesprekken met je medewerkers, je stelt je coachend op, je bemoeit je met persoonlijke en vakinhoudelijke ontwikkeling en je houdt je actief bezig met de preventie van verzuim;
  • Je zorgt voor de verbetering van processen en het doelmatig inzetten van kantoorautomatisering om standaardisatie van routines te bevorderen;
  • Je bent verantwoordelijk en het aanspreekpunt als het gaat om gebouwbeheer, je zorgt voor goede werkplekvoorzieningen, vergaderruimtes, de kantine en andere facilitaire diensten;
  • Elk jaar stel je een begroting en een jaarplan op. Je hebt daarnaast een meerjarenplan voor het beheer van ons gebouw.
  • Natuurlijk ben je gedreven, je weet als geen ander hoe je het vertrouwen van collega’s kunt winnen en hoe je hen enthousiast kunt maken voor innovatieve oplossingen. Je werkt daarbij vanuit je intrinsieke betrokkenheid bij de maatschappelijke doelstelling van Vogelbescherming. Bij jouwklantgerichte houding hoort stevige regie.

Functie-eisen en profiel
Jouw kennis en ervaring

  • Je hebt HBO werk- en denkniveau
  • Je hebt minimaal 5 jaar kennis en ervaring op het gebied van facilitair en office management, je hebt aantoonbare ervaring met gebouwonderhoud, het verzorgen van werkplekvoorzieningen, documentmanagement en interne bedrijfscommunicatie;
  • Je bent goed op de hoogte van ontwikkelingen op jouw vakgebied;
  • Je hebt de vaardigheid om behoeftes van (interne) klanten om te zetten in concrete en doelmatige oplossingsrichtingen;
  • Je beschikt over uitstekende communicatievaardigheden; je bent in staat om een grote diversiteit aan ondersteuningsvragen op te pakken;
  • Je begrijpt dat het neerzetten van slimme ICT-oplossingen verder gaat dan een technische implementatie maar dat gebruikers er ook mee werken.

Ons aanbod

  • Een tijdelijk dienstverband voor een jaar, met uitzicht op een vast dienstverband;
  • Omvang 0,8  fte (32 uur/week);
  • Het salaris bedraagt maximaal € 4.255,24  per maand, bruto bedragen op basis 40-urig dienstverband;
  • Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden met veel mogelijkheden voor een goede balans tussen werk en privé;
  • Een informele leuke sfeer waar graag en veel gelachen wordt, samen geluncht wordt en regelmatig bijeenkomsten worden georganiseerd;
  • Vogelbescherming weet dat haar werknemers haar belangrijkste kapitaal zijn. Daarom is er veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en is daar ook budget voor. Tevens is er een ADV regeling waardoor je beschikt over veel vrije tijd.
  • Om meer te weten te komen over wie wij zijn als werkgever, kijk dan eens naar deze video.

Informeren en solliciteren
Wil je meer weten? Voor meer informatie kun je contact opnemen met Gijs van der Laan, Afdelingshoofd Bedrijfsvoering, bereikbaar via 030-693 7731. Heb je belangstelling voor deze functie dan kun je je motivatie en CV sturen naar sollicitatie@vogelbescherming.nl. Graag vermelden in de subjectregel: ‘Vacature Teamhoofd Bureaumanagement’. De reactie termijn loopt t/m zondag 2 februari 2020. De 1e ronde gesprekken vinden plaats op donderdag 6 februari 2020. Een assessment maakt deel uit van de selectieprocedure.