Officemanager

Organisatie

VluchtelingenWerk Nederland zet zich in voor de belangen van vluchtelingen en asielzoekers, vanaf hun eerste stap in Nederland tot aan volledige integratie. Met een netwerk van duizenden vrijwilligers en honderden betaalde medewerkers beschermen we de rechten van vluchtelingen en bieden we persoonlijke steun, belangenbehartiging en juridische begeleiding. Wil je hieraan bijdragen vanuit jouw expertise? Dat kan!

Taken

Wat draag je bij?

VluchtelingenWerk Rotterdam is per direct op zoek naar een enthousiaste collega.

Als Officemanager ben jij belangrijk in de ondersteuning van onze teamleiders. Je staat klaar om belanghebbenden te voorzien van heldere informatie, en zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt. Van het plannen en coördineren van secretariële werkzaamheden tot het organiseren van facilitaire en administratieve werkzaamheden—jij houdt het overzicht en regelt het.

Wat ga je doen?

• Je bent verantwoordelijk voor het beheer van de receptie, inclusief het waarborgen van dagelijkse bezetting en het zelfstandig inspringen bij afwezigheid;
• Baliewerk: ontvangst van bezoekers, beantwoorden van vragen, doorverwijzen, telefoondienst en het maken van nieuwe afspraken.
• Cliënten begeleiden / dienen als vraagbaken voor maatschappelijke en juridische begeleiders.
• Je zorgt voor agendabeheer, mailverwerking, agenda controleren, het inwerken van nieuwe vrijwillige receptiemedewerkers en afsprakenplanning;
• Je zorgt voor ondersteuning aan teamleiders en je gaat dossierstukken gereedmaken en de onderwerpen voorleggen aan betreffende teamleider;
• Je stelt informatie beschikbaar zodat belanghebbenden over actuele, complete en correcte informatie beschikken
• Je verwerkt en het beheert cliëntgegevens in het cliëntvolgsysteem VVS en verwerkt gegevens in bestaande werkprocessen in Excel;
• Je controleert en monitort de verwerkte gegevens;
• Je plant afspraken in de outlook agenda en zorgt voor een goede verdeling over de week;
• Je zorgt voor een accurate administratie.

Functie-eisen en profiel

Wat neem je mee?

• Je hebt MBO werk- en denkniveau;
• Je hebt uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
• Je houdt ervan structuur aan te brengen in nieuwe en bestaande werkprocessen;
• Je werkt graag geordend en hebt geen moeite met werken onder tijdsdruk;
• Je kan ook goed omgaan met een dynamische organisatie waar werkdagen nooit zo lopen als je gepland had;
• Je hebt kennis van softwareapplicatie en ben je een expert in Excel;
• Je hebt ervaring in het werken met een cliëntvolgsysteem.
• Je hebt affiniteit met de doelgroep en voelt je verbonden aan de missie van VluchtelingenWerk;
• Je beschikt over goede organisatorische kwaliteiten;
• Je hebt relevante werkervaring als officemanager.

Ons aanbod

Wat bieden wij jou?

Je helpt mee aan een menswaardige opvang en een sterke basis voor de toekomst van vluchtelingen in Nederland. Verder krijg je:

• Salaris tussen € 2.960 en € 4.335 bruto per maand op basis van 36 uur (schaal 6 van de cao Sociaal Werk).
• Contractduur tot 31 december 2026, met mogelijkheid tot verlenging.
• Individueel keuzebudget (IKB) van 16,5% van je bruto maandsalaris.
• Loopbaanbudget van 1,5% van je bruto maandsalaris.
• Pensioenopbouw via Pensioenfonds Zorg & Welzijn.
• Laptop en mobiele telefoon.
• Reiskostenvergoeding.
• Thuiswerkvergoeding.

Informeren en solliciteren

Heb je interesse?

Reageer dan uiterlijk uiterlijk dinsdag 12 mei door je cv en motivatie te sturen via:

VluchtelingenWerk Nederland - Officemanager

Na de sluitingsdatum wordt de vacature offline gehaald, houdt hier rekening mee mocht je de vacature voor jezelf willen bewaren.

VluchtelingenWerk als inclusieve organisatie

Wij hechten waarde aan diversiteit, inclusiviteit en gelijkwaardigheid en moedigen iedereen aan om te solliciteren ongeacht achtergrond. Wij vinden het belangrijk om onze doelgroep te betrekken en een kans te geven voor een betaalde baan binnen onze organisatie. Mensen met een vluchtachtergrond worden daarom van harte uitgenodigd om te solliciteren.